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Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat

Als deutsche Aktiengesellschaft unterliegen die DB AG sowie die DB ML AG mit Vorstand und Aufsichtsrat einer zweistufigen Führungs- und Überwachungsstruktur. Diese beiden Gremien sind sowohl hinsichtlich ihrer Mitgliedschaft als auch in ihren Kompetenzen streng voneinander getrennt. Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener gemeinschaftlicher Verantwortung. Der Aufsichtsrat überwacht die Vorstandstätigkeit und ist für die Bestellung und Abberufung des Vorstands zuständig.

Im Interesse einer bestmöglichen Unternehmensleitung legen wir großen Wert darauf, dass Vorstand und Aufsichtsrat in einem kontinuierlichen Dialog miteinander stehen und zum Wohl des Unternehmens vertrauensvoll und effizient zusammenarbeiten. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Fragen, insbesondere der Planung, Geschäftsentwicklung, Risikolage und des Risikomanagements sowie des internen Kontrollsystems.

Eine Übersicht über die Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat der DB AG einschließlich der von ihnen wahrgenommenen Mandate ist im Konzern-Anhang enthalten.

Vorstand

Der Vorstand leitet die Gesellschaft in eigener gemeinschaftlicher Verantwortung. Er ist an das Unternehmensinteresse gebunden und der nachhaltigen Steigerung des Unternehmenswerts verpflichtet. Er konkretisiert die Unternehmensziele und legt die Strategien fest, mit denen diese Ziele erreicht werden sollen. Der Vorstand entscheidet über alle Angelegenheiten von grundsätzlicher und wesentlicher Bedeutung für das Unternehmen.

Zum 1. August 2015 wurde auf der Grundlage der Beschlüsse der Aufsichtsräte der DB AG und der DB ML AG die Anzahl der Vorstandsressorts bei der DB AG und der DB ML AG vereinheitlicht und verringert.

Das Vorstandsressort Infrastruktur und Dienstleistungen der DB AG sowie das Vorstandsressort Dienstleistungen der DB ML AG wurden jeweils in Infrastruktur, Dienstleistungen und Technik umbenannt. Im Vorstand der DB AG wurde das Ressort Verkehr und Transport neu eingerichtet, das bei der DB ML AG bestehende Vorstandsressort Personenverkehr wurde in Verkehr und Transport umbenannt. Die Ressorts Compliance, Datenschutz, Recht und Konzernsicherheit der DB AG und der DB ML AG erhielten jeweils die Bezeichnung Wirtschaft, Recht und Regulierung. Die Vorstandsressorts Technik und Umwelt sowie Transport und Logistik wurden aufgelöst und die in diesen Ressorts wahrgenommenen Funktionen den verbleibenden Vorstandsressorts zugeordnet.

Der Vorstand der DB AG und der DB ML AG besteht damit jeweils aus sechs Ressorts. Neben dem Ressort des Vorsitzenden umfassen die Vorstände jeweils die fünf Ressorts Finanzen/Controlling, Personal, Wirtschaft, Recht und Regulierung, Verkehr und Transport sowie Infrastruktur, Dienstleistungen und Technik.

Die Vorstandsmitglieder müssen auftretende Interessenkonflikte unverzüglich dem Aufsichtsrat gegenüber offenlegen und ihre Vorstandskollegen darüber informieren. Im Berichtsjahr ist kein derartiger Fall aufgetreten. Zur Sicherstellung einer integrierten Konzernführung werden die Sitzungen des Vorstands der DB AG und der DB ML AG in der Regel gemeinsam durchgeführt.

Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat berät und überwacht den Vorstand bei der Leitung des Unternehmens.

Dem Aufsichtsrat der DB AG gehören entsprechend den Vorgaben des Mitbestimmungsgesetzes 20 Mitglieder an, wovon zehn Mitglieder Anteilseignervertreter und zehn Arbeitnehmervertreter sind. Die Anteilseignervertreter werden teils entsandt und teils durch die Hauptversammlung gewählt. Die Mitglieder der Arbeitnehmerseite werden nach den Vorgaben des Mitbestimmungsgesetzes gewählt.

Dem Aufsichtsrat der DB ML AG gehören gemäß Mitbestimmungsgesetz zwölf Mitglieder an, wovon sechs Mitglieder Anteilseignervertreter und sechs Arbeitnehmervertreter sind. Die Anteilseignervertreter werden durch die Hauptversammlung gewählt. Die Mitglieder der Arbeitnehmerseite werden nach den Vorgaben des Mitbestimmungsgesetzes gewählt.

Vorsitzender des Aufsichtsrats der DB AG und der DB ML AG ist Prof. Dr. Dr. Utz-Hellmuth Felcht. Persönliche oder geschäftliche Beziehungen einzelner Aufsichtsratsmitglieder zur jeweiligen Gesellschaft werden im jeweiligen Konzern-Anhang angegeben.

Die Aufsichtsratsmitglieder müssen auftretende Interessenkonflikte unverzüglich dem Aufsichtsrat gegenüber offenlegen und den Aufsichtsrat darüber informieren. Im Berichtsjahr ist kein derartiger Fall aufgetreten.

Geschäfte von grundlegender Bedeutung sowie andere Vorstandsentscheidungen mit wesentlichem Einfluss auf die Geschäftstätigkeit und die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens bedürfen der Zustimmung des Aufsichtsrats. Die Aufsichtsräte der DB AG und der DB ML AG werden vom Vorstand mindestens vierteljährlich über die Geschäftsentwicklung und über die Lage des Konzerns informiert. Der Vorstand berichtet dem Aufsichtsrat auch regelmäßig über die im Unternehmen ergriffenen Maßnahmen zur Einhaltung von Gesetzen und den unternehmensinternen Regularien (Compliance). In den Aufgabenbereich des Aufsichtsrats fallen außerdem die Prüfung und Billigung des Jahresabschlusses der Gesellschaft und die Prüfung des Lageberichts der Gesellschaft, des Konzern-Abschlusses sowie des Konzern-Lageberichts der Gesellschaft. Der Aufsichtsrat befasst sich darüber hinaus mit der Überwachung des Rechnungslegungsprozesses, der Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems sowie der Abschlussprüfung.

Darüber hinaus steht der Aufsichtsratsvorsitzende mit dem Vorstand und insbesondere mit dem Vorstandsvorsitzenden in regelmäßigem Kontakt und berät mit diesem die Strategie, die Geschäftsentwicklung und das Risikomanagement des Unternehmens. Über wichtige Ereignisse, die für die Beurteilung der Lage und Entwicklung sowie für die Leitung des Unternehmens von wesentlicher Bedeutung sind, wird der Aufsichtsratsvorsitzende regelmäßig durch den Vorstandsvorsitzenden informiert.

Sowohl zwischen den Mitgliedern des Aufsichtsrats und der DB AG als auch zwischen den Mitgliedern des Aufsichtsrats und der DB ML AG bestanden im Berichtsjahr keine Beraterverträge und sonstigen vergleichbaren Dienstleistungs- und Werkverträge.

Gemeinsame Aufsichtsratssitzungen

Zur Steigerung der Beratungseffizienz tagen der Aufsichtsrat der DB AG und der Aufsichtsrat der DB ML AG regelmäßig gemeinsam. Die Beschlussfassung des jeweiligen Aufsichtsrats erfolgt durch dessen Mitglieder. Die Möglichkeit von separaten Aufsichtsratssitzungen bleibt grundsätzlich bestehen.

Aufsichtsratsausschüsse

Um seine Überwachungstätigkeit bestmöglich wahrnehmen zu können, haben der Aufsichtsrat der DB AG und der Aufsichtsrat der DB ML AG von der Möglichkeit Gebrauch gemacht, neben dem nach dem Mitbestimmungsgesetz einzurichtenden Vermittlungsausschuss weitere Ausschüsse zu bilden, und jeweils einen Präsidialausschuss, einen Prüfungs- und Compliance-Ausschuss sowie einen Personalausschuss gebildet. Eine Übersicht über die Mitglieder der Ausschüsse finden Sie im Konzern-Anhang. Über die Arbeit der Ausschüsse im Berichtsjahr informiert der Aufsichtsrat in seinem Bericht. Eine Funktionsbeschreibung der einzelnen Ausschüsse finden Sie auf unserer Internetseite. 

Frauenanteil in Vorstand und Aufsichtsrat

Dem Aufsichtsrat der DB AG gehören gegenwärtig sechs Frauen an. Für den Frauenanteil im Aufsichtsrat der DB AG wurde bis zum Stichtag 30. Juni 2017 eine Zielgröße von 30% festgelegt, die mit der am 18. März 2015 erfolgten Konstituierung des Gremiums erreicht ist.

Derzeit gehört dem Vorstand der DB AG keine Frau an. Für den Frauenanteil im Vorstand der DB AG wurde bis zum Stichtag 30. Juni 2017 eine Zielgröße von 15% festgelegt.

Auf den weiteren Führungsebenen der DB AG soll mittelfristig (bis zum 30. Juni 2017) auf der ersten Führungsebene unterhalb des Vorstands ein Frauenanteil von 26,1% und auf der zweiten Führungsebene unterhalb des Vorstands ein Frauenanteil von 30,9% erreicht werden.

Dem Aufsichtsrat der DB ML AG gehören gegenwärtig vier Frauen an. Für den Frauenanteil im Aufsichtsrat der DB ML AG wurde bis zum Stichtag 30. Juni 2017 eine Zielgröße von 30% festgelegt, die mit der am 18. März 2015 erfolgten Konstituierung des Gremiums erreicht ist.

Derzeit gehört dem Vorstand der DB ML AG keine Frau an. Für den Frauenanteil im Vorstand der DB ML AG wurde bis zum Stichtag 30. Juni 2017 eine Zielgröße von 15% festgelegt.

Auf den weiteren Führungsebenen der DB ML AG soll mittelfristig (bis zum 30. Juni 2017) auf der ersten Führungsebene unterhalb des Vorstands ein Frauenanteil von 24,6% und auf der zweiten Führungsebene unterhalb des Vorstands ein Frauenanteil von 31,1% erreicht werden.

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